Telkens als het belang van de vennootschap het vereist, roept de statutaire bestuurder een Algemene Vergadering bijeen. Ook de commissaris kan de Algemene Vergadering bijeenroepen.
De statutaire bestuurder is verplicht binnen drie weken een Algemene Vergadering bijeen te roepen op schriftelijk verzoek van de aandeelhouders die samen één tiende van het kapitaal van de vennootschap vertegenwoordigen. De betrokken aandeelhouders geven in hun verzoek de agenda aan, alsmede de voorstellen van besluiten.
De jaarlijkse Algemene Vergadering wordt gehouden op de laatste vrijdag van oktober.
De oproeping tot de Algemene Vergadering bevat:
1. De vermelding van plaats, datum en uur van de Algemene Vergadering. De vergadering wordt gehouden te Leuven, tenzij de oproeping een andere plaats voorziet.
2. De agenda, met opgave van te behandelen onderwerpen en de voorstellen tot besluit.
3.De formaliteiten die de aandeelhouders moeten vervullen om toegelaten te worden tot de Algemene Vergadering en om er hun stemrecht uit te oefenen, met name de termijn waarbinnen de aandeelhouder zijn voornemen om deel te nemen aan de vergadering kenbaar moet maken, evenals informatie over:
4. De registratiedatum en de mededeling dat alleen personen die op die datum aandeelhouder zijn, gerechtigd zijn deel te nemen aan en te stemmen op de Algemene Vergadering.
5. De plaats waar en de wijze waarop de onverkorte tekst van de verplicht ter beschikking te stellen stukken en van de voorstellen tot besluit kan verkregen worden.
6. Het adres van de website waarop de verplichte informatie omtrent de Algemene Vergadering beschikbaar zal worden gesteld.
Ten minste dertig dagen vóór de Algemene Vergadering wordt de oproeping bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad, via media waarvan redelijkerwijze mag worden aangenomen dat zij kunnen zorgen voor een doeltreffende verspreiding van de informatie bij het publiek in de Europese Economische Ruimte en die snel en op niet-discriminerende wijze toegankelijk zijn en, behalve voor gewone Algemene Vergaderingen als bedoeld in artikel 7:128, §1, 2° Wetboek van vennootschappen en verenigingen, in een nationaal verspreid blad.
Aan de aandeelhouders op naam, alsook aan de commissaris en de bestuurders van de statutaire bestuurder wordt dertig dagen vóór de Algemene Vergadering een oproepingsbrief verstuurd, tenzij de bestemmelingen individueel uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de oproeping via e-mail of via een ander communicatiemiddel te ontvangen.
De oproeping vermeldt de agenda van de vergadering en de voorstellen tot besluit, evenals alle informatie die vereist is door de toepasselijke bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Ingeval een nieuwe oproeping nodig is omdat het bij de eerste oproeping vereiste quorum niet is gehaald en mits de eerste oproeping overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en statutaire bepalingen werd gepubliceerd, de datum van de tweede vergadering in de eerste oproeping is vermeld en er geen nieuw punt op de agenda is geplaatst, bedraagt de oproepingstermijn van die tweede oproeping minstens zeventien dagen vóór de vergadering.
De statutaire bestuurder is verplicht een Algemene Vergadering bijeen te roepen op schriftelijk verzoek van de aandeelhouders die samen 1/10de van het kapitaal vertegenwoordigen. In dit geval dienen de betrokken aandeelhouders in hun verzoek de agenda aan te geven, alsook de voorstellen tot besluit.
Daarnaast kunnen aandeelhouders die alleen of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal vertegenwoordigen, punten op de agenda van de Algemene Vergadering laten plaatsen en voorstellen van besluit indienen conform de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Dit artikel geldt niet voor een Algemene Vergadering die volgt op een carensvergadering.
De vennootschap moet dergelijk verzoek uiterlijk op de 22ste dag voor de Algemene Vergadering ontvangen.
De verzoeken moeten schriftelijk geformuleerd worden (per post of per e-mail)
KBC Ancora bevestigt de ontvangst van de verzoeken binnen een termijn van achtenveertig uur te rekenen vanaf die ontvangst.
KBC Ancora maakt uiterlijk op de vijftiende dag vóór de datum van de Algemene Vergadering een agenda bekend die aangevuld is met de bijkomende te behandelen onderwerpen en/of de bijhorende voorstellen tot besluit. Deze agenda moet worden bekend gemaakt op dezelfde wijze als deze waarop de eerste oproeping werd bekendgemaakt. Tegelijkertijd worden de volmachtformulieren op haar website opgenomen die aangevuld zijn met bijkomende onderwerpen/voorstellen tot besluit.
Bovendien kan elke aandeelhouder, tegen overlegging van zijn aandelen, zodra de oproeping tot de Algemene Vergadering is gepubliceerd, ter zetel van de vennootschap kosteloos een afschrift van de stukken verkrijgen.
Vanaf de datum van publicatie van de oproeping tot de dag van de Algemene Vergadering houdt de vennootschap op haar website de volgende informatie ter beschikking:
Binnen vijftien dagen na de Algemene Vergadering worden de notulen van de Algemene Vergadering openbaar gemaakt op de website. In de notulen wordt voor elk besluit het aantal aandelen vermeld waarvoor geldige stemmen zijn uitgebracht, het percentage dat deze aandelen in het kapitaal vertegenwoordigen, het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen en het aantal stemmen dat voor of tegen elk besluit is uitgebracht, alsmede het eventuele aantal onthoudingen.
Al deze informatie blijft gedurende vijf jaar vanaf de Algemene Vergadering toegankelijk op de website.
