L’administrateur statutaire convoque une Assemblée Générale toutes les fois que l'intérêt de la société l'exige. Le commissaire peut également convoquer l'Assemblée Générale.
L’administrateur statutaire a l'obligation de convoquer une Assemblée Générale dans les trois semaines sur demande écrite des actionnaires qui représentent ensemble 1/10 du capital de la société. Les actionnaires concernés mentionnent dans leur demande l'ordre du jour proposé ainsi que les propositions de résolutions.
L'Assemblée Générale annuelle se tient le dernier vendredi d'octobre.
La convocation à l’Assemblée Générale contient les informations suivantes :
1. l’indication de la date, de l’heure et du lieu de l’Assemblée Générale. L’Assemblée Générale se tient à Leuven, sauf si la convocation mentionne un autre lieu.
2. l’ordre du jour contenant l’indication des sujets à traiter ainsi que les propositions de décision.
3. les formalités à accomplir par les actionnaires pour être admis à l’Assemblée Générale et pour y exercer leur droit de vote, notamment le délai dans lequel l’actionnaire doit indiquer son intention de participer à l’assemblée, ainsi que des informations concernant:
4. la date d’enregistrement ainsi que l’indication que seules les personnes qui sont actionnaires à cette date auront le droit de participer et de voter à l’Assemblée Générale.
5. le lieu où et la manière dont il est possible d’obtenir le texte intégral des documents destinés à être présentés à l’assemblée générale et des propositions de décision.
6. l’adresse du site Internet sur lequel les informations obligatoires relatives à l’Assemblée Générale seront disponibles.
La convocation est publiée au moins trente jours avant l’Assemblée Générale au Moniteur Belge, dans des médias dont on peut raisonnablement attendre une diffusion efficace des informations auprès du public dans l’ensemble de l’Espace économique européen et qui sont accessibles rapidement et de manière non discriminatoire et, hormis pour les Assemblées Générales ordinaires visées à l’article 7:128, §1, 2° du Code des sociétés et des associations dans un organe de presse de diffusion nationale.
Une lettre de convocation est envoyée trente jours avant l’Assemblée Générale aux titulaires d’actions nominatives, aux administrateurs de l’administrateur statutaire et aux commissaires; cette communication se fait par lettre ordinaire sauf si les destinataires ont individuellement, expressément et par écrit, accepté de recevoir la convocation moyennant télécopie ou un autre moyen de communication.
La convocation mentionne l’ordre du jour de l’assemblée et les propositions de décisions, ainsi que toutes les informations requises par les dispositions applicables du Code des sociétés et des associations. Si une nouvelle convocation est nécessaire en raison de l’absence des conditions de présence requises pour la première assemblée convoquée et pour autant que la première convocation ait été publiée conformément aux dispositions légales et statutaires, que la date de la deuxième assemblée ait été indiquée dans la première convocation et qu’il n’y pas de nouveau point ajouté à l’ordre de jour, le délai de convocation de cette deuxième convocation est porté à dix-sept jours au moins avant l’assemblée.
L’administrateur statutaire a l'obligation de convoquer une Assemblée Générale sur demande écrite des actionnaires qui représentent ensemble 1/10 du capital social de la société. Dans ce cas, les actionnaires concernés mentionnent dans leur demande l'ordre du jour proposé ainsi que les propositions de décisions.
Par ailleurs, des actionnaires représentant seuls ou ensemble minimum 3% du capital social peuvent requérir l’inscription de sujets à traiter à l’ordre du jour de toute Assemblée Générale ainsi que déposer des propositions de décisions conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations. Ce droit ne vaut pas pour une Assemblée Générale suivant une assemblée de carence.
La société doit recevoir cette demande au plus tard le 22e jour précédant l’Assemblée Générale. Les demandes doivent être formulées par écrit (par lettre envoyée par la poste ou par courriel). KBC Ancora confirme la réception des demandes dans un délai de quarante-huit heures à compter de la date de réception. Au plus tard le quinzième jour précédant l’Assemblée Générale, KBC Ancora publie l’ordre du jour, complété des sujets à traiter additionnels et/ou des propositions de décisions y afférentes. Cet ordre du jour doit être publié de la même manière que lors de la première convocation. Simultanément, les formulaires de procuration complétés des sujets/propositions de décisions additionnels sont placés sur le site Internet de la société. De plus, tout actionnaire peut obtenir au siège de la société, sur production de ses actions, une copie des documents dès que la convocation à l’Assemblée Générale a été publiée et ce, sans frais.
De la date de publication de la convocation jusqu’au jour de l’Assemblée Générale, la société met les informations suivantes à disposition sur son site Internet :
Le procès-verbal de l’Assemblée Générale est publié sur le site Internet de la société endéans les quinze jours suivant la tenue de l’Assemblée Générale. Le procès-verbal mentionne, pour chaque décision, le nombre d’actions pour lesquelles des votes ont été valablement exprimés, la proportion du capital représentée par ces votes, le nombre total de votes valablement exprimés, le nombre de votes exprimés pour et contre chaque décision et, le cas échéant, le nombre d’abstentions.
Ces informations restent accessibles sur le site Internet de la société pendant une période de cinq années à compter de la date de l’Assemblée Générale.
