Le droit d’un actionnaire de participer à l’Assemblée Générale et d’y exercer le droit de vote est subordonné à l’enregistrement comptable des actions au nom de l’actionnaire à la date d’enregistrement, soit le quatorzième jour qui précède l’Assemblée Générale, à vingt-quatre heures (heure belge), soit par leur inscription au registre des actions nominatives de la société, soit par leur inscription aux comptes d’un teneur de compte agréé ou d’un organisme de liquidation, sans qu’il soit tenu compte du nombre d’actions détenues par l’actionnaire au jour de l’Assemblée Générale.
Chaque actionnaire qui veut participer à l’Assemblé Générale doit indiquer à la société sa volonté d’y participer, au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’assemblée, en mentionnant le nombre d’actions avec lequel il souhaite participer.
Une attestation est délivrée à l’actionnaire par le teneur de comptes agréé ou l’organisme de liquidation, certifiant le nombre d’actions dématérialisées inscrites au nom de l’actionnaire dans ses comptes à la date d’enregistrement, pour lequel l’actionnaire a déclaré vouloir participer à l’Assemblée Générale.
Dans un registre désigné par l’administrateur statutaire, il est indiqué, pour chacun des actionnaires qui a signalé sa volonté de participer à l’Assemblée Générale, ses nom ou dénomination sociale et adresse ou siège, le nombre d’actions qu’il détenait à la date d’enregistrement et pour lequel il a déclaré vouloir participer à l’Assemblée Générale, ainsi que la description des documents qui établissent la détention des actions à cette date d’enregistrement.
Tout actionnaire qui dépose des actions pour une Assemblée Générale peut se faire représenter à l’assemblée par un seul mandataire.
Par dérogation à ce qui précède, l’actionnaire peut désigner un mandataire distinct par forme d’actions qu’il détient, ainsi que par compte-titres s’il détient des actions de KBC Ancora sur plus d’un compte-titres et une personne qualifiée d’actionnaire mais qui agit à titre professionnel pour le compte d’autres personnes physiques ou morales, peut donner procuration à chacune de ces autres personnes physiques ou morales ou à une tierce personne désignée par celles-ci.
Un mandataire peut détenir des procurations de plusieurs actionnaires ; dans ce cas, il peut exprimer pour un actionnaire donné des votes différents de ceux exprimés pour un autre actionnaire.
La désignation d’un mandataire par un actionnaire intervient par écrit ou par un formulaire électronique et doit être signée par l’actionnaire, le cas échéant sous la forme d’une signature électronique avancée au sens de l’article 4, § 4 de la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification, ou par un procédé de signature électronique qui répond aux conditions de l’article 1322 du Code civil.
La notification de la procuration à la société doit se faire par écrit ou par voie électronique, à l’adresse indiquée dans la convocation. Il en va de même pour le retrait de la procuration.
La procuration doit parvenir à la société au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’assemblée.
Si l’actionnaire donne des instructions de vote au mandataire, celui-ci doit s’y tenir. Le mandataire peut s’en s’écarter uniquement soit en cas de circonstances qui n’étaient pas connues au moment où les instructions ont été données, soit si l’exécution de ces instructions risque de compromettre les intérêts de son mandant. Le mandataire doit en informer son mandant.
Le mandataire doit conserver un registre des instructions de vote pendant une période d’une année au moins et confirmer, sur demande de l’actionnaire, que les instructions de vote ont été exécutées.
En cas de conflits d’intérêts potentiels entre l’actionnaire et le mandataire qu’il a désigné, les dispositions sont les suivantes :
Il y a conflit d’intérêts lorsque, notamment, le mandataire :
La procuration peut être donnée pour une ou plusieurs assemblées déterminées ou pour les assemblées tenues pendant une période déterminée.
La procuration donnée pour une assemblée vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour.
Le mandataire bénéficie des mêmes droits que l’actionnaire ainsi représenté et, en particulier, du droit de prendre la parole, de poser des questions lors de l’Assemblée Générale et d’y exercer le droit de vote.
Les actionnaires ou leurs mandataires sont admis à l’Assemblée Générale sur présentation de leur preuve d’identité, d’une attestation d’un teneur de comptes agréé ou d’un organisme de liquidation certifiant le nombre d’actions inscrites au nom de l’actionnaire dans ses comptes à la date d’enregistrement, pour lequel l’actionnaire a déclaré vouloir participer à l’Assemblée Générale et, le cas échéant, d’une procuration à leur nom.
La société établit un registre dans lequel sont indiquées, pour chacun des actionnaires qui a signalé sa volonté de participer à l’Assemblée Générale, les données suivantes :
Tous les actionnaires et mandataires présents doivent signer la liste des présences.
Chaque actionnaire a le droit de poser des questions aux administrateurs au sujet de leur rapport ou des points à l’ordre du jour, dans la mesure où la communication de données ou de faits n’est pas de nature à porter préjudice aux intérêts commerciaux de la société ou aux engagements de confidentialité souscrits par la société ou son administrateur statutaire.
Chaque actionnaire a le même droit vis-à-vis du commissaire en ce qui concerne son rapport, dans la mesure où la communication de données ou de faits n’est pas de nature à porter préjudice aux intérêts commerciaux de la société ou aux engagements de confidentialité souscrits par la société ou son administrateur statutaire.
L’administrateur statutaire et le commissaire peuvent fournir une réponse globale à plusieurs questions ayant le même objet.
Le droit de poser une question peut être exercé :
Un droit de vote double est accordé à chaque action KBC Ancora inscrite dans le registre des actions nominatives au nom du même actionnaire, pendant une période d'au moins deux ans sans interruption, conformément à l'article 27 des statuts et à l'article 7:53 du Code des sociétés et des associations.
Les autres actions donnent droit à une voix. Les actions dématérialisées ne bénéficient pas d'un droit de vote double. Sauf stipulation contraire expresse du Code des sociétés et des associations et/ou des statuts, l'Assemblée Générale peut décider quel que soit le nombre d'actions présentes ou représentées; l'Assemblée Générale décide à la majorité absolue des voix exprimées, les abstentions n'étant pas prises en compte.
Les résolutions visant à modifier les statuts, les résolutions visant à effectuer des distributions aux actionnaires et les résolutions visant à révoquer l’administrateur statutaire ne prennent effet que d'accord avec l’administrateur statutaire.
Les actionnaires qui ont voté en personne ou par procuration peuvent demander à KBC Ancora, après l'Assemblée Générale, la confirmation que leur vote a été valablement enregistré et prise en compte, sauf si cette information a déjà été fournie. Cette demande doit être faite par e-mail au plus tard trois mois après la date du vote.
